Nền tảng vận hành doanh nghiệp bằng AI
FORZ ONE trang bị cho doanh nghiệp mười hai nhân viên số do AI đảm nhiệm: tiếp nhận khách hàng, báo giá, mua hàng, giao hàng, thu tiền, marketing và chăm sóc sau bán hàng. Giám đốc chỉ phê duyệt những việc quan trọng, ngay trên điện thoại.
FORZ HOLDING đang vận hành chính các doanh nghiệp của mình bằng hệ thống này.
Không có FORZ ONE: mọi việc dồn về giám đốc
Khách hàng, đại lý và nhà cung cấp liên hệ qua website, Zalo, email hoặc sàn thương mại điện tử. Mọi yêu cầu được tập trung về một nơi.
Mười hai nhân viên số soạn báo giá, lập đơn hàng, xuất hoá đơn, làm ấn phẩm, theo dõi công nợ, dựa trên dữ liệu của chính doanh nghiệp.
Chỉ những việc quan trọng được chuyển đến giám đốc: nội dung gửi khách hàng, giá ngoại lệ, hợp đồng. Phê duyệt bằng một chạm trên điện thoại.
01Thách thức vận hành
Dù chỉ có một người hay đã có vài chục nhân sự, một doanh nghiệp thương mại, phân phối hoặc bán lẻ đều phải xử lý đồng thời nhiều đầu việc: tiếp nhận yêu cầu, báo giá, dự thầu, mua hàng, giao hàng, xuất hoá đơn, thu hồi công nợ, truyền thông, thiết kế ấn phẩm, quảng cáo, theo dõi thiết bị và quản lý sổ sách.
Mỗi đầu việc không phức tạp, nhưng phát sinh liên tục. Những việc thường bị trì hoãn trước tiên lại là những việc có giá trị tích luỹ: báo giá chưa được theo dõi, hoá đơn chưa được nhắc thanh toán, gói thầu hết hạn nộp hồ sơ, kênh truyền thông bị gián đoạn.
FORZ ONE không đặt mục tiêu giúp một người xử lý nhanh hơn mười hai đầu việc. FORZ ONE xây dựng hệ thống cho mười hai đầu việc đó, phân công đơn vị đảm nhiệm từng việc, và dành cho chủ doanh nghiệp phần việc không thể uỷ quyền: ra quyết định.
Các đầu việc thường bị trì hoãn trước tiên, dù có giá trị tích luỹ theo thời gian.
02Phòng điều hành
Nhiều doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ tại Việt Nam vận hành xoay quanh giám đốc: các hoạt động mua hàng, bán hàng, marketing và hỗ trợ sau bán hàng đều chờ ý kiến của giám đốc qua điện thoại, Zalo hoặc ghi chép thủ công. Mô hình dưới đây giữ giám đốc ở vị trí trung tâm ra quyết định. Các công việc còn lại được các bàn làm việc AI agent thực hiện song song, và chỉ những nội dung cần phê duyệt mới được chuyển về giám đốc.
Sẵn sàng
Sẵn sàng
Vui lòng chọn một tình huống để bắt đầu.
Sẵn sàng
Sẵn sàng
Báo giá, thư phản hồi, đơn mua, hợp đồng và ấn phẩm sẽ hiển thị tại đây khi các bàn làm việc hoàn tất.
Kết quả của tình huống
Cách làm hiện nay
Với FORZ ONE
Mô hình này có thể được triển khai cho doanh nghiệp của Quý khách.
Lưu ý: đây là mô hình minh hoạ, không phải tình huống của khách hàng thực tế. Các tình huống, bước công việc, tài liệu và số phút là kịch bản cố định của một doanh nghiệp thương mại quy mô nhỏ, tuân thủ quy tắc ba cấp tự chủ tại mục 05. Các số tiền trong tài liệu được ẩn vì giá luôn được lấy từ cơ sở dữ liệu của chính doanh nghiệp.
03Hệ thống phần mềm
AI agent chỉ vận hành hiệu quả khi có nền tảng dữ liệu. Để lập báo giá, hệ thống cần có bảng giá; để nhắc lịch bảo dưỡng, thiết bị cần có khả năng tự báo trạng thái. Đây là lớp phần mềm nền tảng: được xây dựng riêng cho từng doanh nghiệp, vận hành trên tên miền của doanh nghiệp và kết nối chung một cơ sở dữ liệu, thay vì tám sản phẩm rời rạc không trao đổi dữ liệu với nhau.
Website là nơi khách hàng đánh giá doanh nghiệp: catalogue, thông số kỹ thuật, tài liệu tải về và biểu mẫu liên hệ được chuyển thẳng vào hệ thống thay vì một hộp thư riêng lẻ. Website được tối ưu cho công cụ tìm kiếm và tải nhanh trên thiết bị di động, kể cả khi kết nối yếu.
Nền tảng quản trị tập trung: sản phẩm và bậc giá, tồn kho theo nhiều địa điểm, khách hàng và nhà cung cấp, đơn hàng, công nợ và dòng tiền. Ứng dụng hoạt động trên điện thoại và tiếp tục làm việc khi mất kết nối.
Cổng giao dịch dành riêng cho đại lý và nhà phân phối, với tài khoản, bậc giá, lịch sử đơn hàng và dư nợ riêng. Đại lý đặt lại hàng chỉ với hai thao tác, không cần gửi tin nhắn để nhân viên nhập lại vào bảng tính. Hạn mức công nợ được hệ thống kiểm soát tự động.
Quầy bán hàng và cửa hàng trực tuyến dùng chung một kho với website: POS (phần mềm bán hàng tại quầy), tích điểm, cửa hàng online và tin đăng sản phẩm trên các sàn thương mại điện tử thông qua feed, tức tệp dữ liệu sản phẩm tự cập nhật theo tồn kho. Mỗi sản phẩm chỉ cần nhập một lần cho mọi kênh bán.
IoT là các thiết bị tự gửi số liệu qua mạng. Máy móc, bồn chứa, kho lạnh và đồng hồ đo tự động báo cáo: máy phát điện gửi giờ chạy, mức nhiên liệu, tải và mã lỗi; kho lạnh gửi nhiệt độ; đồng hồ gửi mức tiêu thụ. Khi một chỉ số vượt ngưỡng, hệ thống tạo lệnh công việc trước khi sự cố ảnh hưởng đến khách hàng.
Trong mua sắm công, chất lượng hồ sơ là yếu tố được xem xét trước giá. Hệ thống theo dõi thông báo mời thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo ngành nghề, phân tích E-HSMT (hồ sơ mời thầu điện tử), lập danh mục kiểm tra, tổng hợp hồ sơ năng lực từ dữ liệu sẵn có và chỉ rõ các tiêu chí còn thiếu. Việc ký và nộp hồ sơ do doanh nghiệp thực hiện.
Email tên miền được triển khai như một hạ tầng cốt lõi. SPF · DKIM · DMARC, ba lớp xác thực giúp máy chủ nhận diện thư gửi từ tên miền của doanh nghiệp, được cấu hình chuẩn để báo giá không bị chuyển vào hộp thư rác. Hộp thư dùng chung bảo đảm không thư nào bị bỏ sót, và thư theo dõi được gửi theo lịch đã thiết lập.
Hiệu quả quảng cáo được đo bằng hoá đơn thay vì lượt nhấp. Dữ liệu chuyển đổi được lấy trực tiếp từ cơ sở dữ liệu đơn hàng, feed sản phẩm được tạo từ tồn kho và giá thực tế, ấn phẩm được sản xuất theo bộ nhận diện, và ngân sách được phân bổ về những kênh thực sự tạo ra doanh thu.
Nguyên tắc nền tảng
Nhờ đó, một đơn hàng của đại lý có thể đồng thời cập nhật tồn kho, tạo đơn mua gửi nhà cung cấp, xuất hoá đơn, khởi động tiến độ giao hàng và điều chỉnh ngân sách quảng cáo ngày hôm sau mà không cần nhập liệu lại. Các phần mềm rời rạc không đáp ứng được yêu cầu này. Một hệ thống thống nhất thì đáp ứng được, và đó là điều kiện để các bàn làm việc phát huy hiệu quả.
04Bàn làm việc
Mỗi nhân viên số là một bàn làm việc do AI agent đảm nhiệm, được triển khai theo nhu cầu của doanh nghiệp. Mỗi bàn làm việc được xác định bằng bản mô tả công việc, phạm vi dữ liệu được truy cập, công cụ được sử dụng và giới hạn không được vượt qua. Các bàn vận hành trong hệ thống và trên dữ liệu của chính doanh nghiệp. Mỗi bàn đồng thời nêu rõ thông tin doanh nghiệp cần cung cấp, để trách nhiệm của từng bên được xác định minh bạch.
Phản hồi các yêu cầu từ website, Zalo, email và mạng xã hội theo văn phong của doanh nghiệp, xác định đúng nhu cầu khách hàng và lưu toàn bộ trao đổi vào hồ sơ khách hàng.
Doanh nghiệp cung cấpBảng giá và danh sách các câu hỏi chủ doanh nghiệp muốn trực tiếp trả lời.
Lập báo giá từ cơ sở dữ liệu sản phẩm, đối chiếu quy tắc biên lợi nhuận, xuất file PDF, lưu trữ mọi phiên bản và nhắc lịch theo dõi các báo giá chưa có phản hồi sau một tuần.
Doanh nghiệp cung cấpGiá vốn và chính sách chiết khấu.
Theo dõi cổng mua sắm công theo ngành nghề, phân tích hồ sơ mời thầu, tổng hợp hồ sơ dự thầu từ dữ liệu sẵn có và báo cáo sớm các tiêu chí chưa đáp ứng để kịp thời bổ sung.
Doanh nghiệp cung cấpHồ sơ năng lực: giấy phép, báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự.
Soạn thư hỏi hàng gửi nhà cung cấp, tổng hợp các phản hồi trên cùng một màn hình, theo dõi thời gian giao hàng, điều kiện thương mại và các nhà cung cấp chưa phản hồi.
Doanh nghiệp cung cấpDanh sách nhà cung cấp và danh mục hàng thường mua.
Chuyển báo giá đã được duyệt thành đơn hàng, phiếu giao hàng và hồ sơ vận chuyển; chủ động cập nhật tình trạng giao hàng cho khách hàng.
Doanh nghiệp cung cấpĐơn vị vận chuyển và thời gian giao hàng tiêu chuẩn.
Xuất hoá đơn, theo dõi hạn thanh toán, soạn thư nhắc thanh toán đúng thời điểm và duy trì sổ thu chi theo định dạng phù hợp với công tác kế toán.
Doanh nghiệp cung cấpThông tin ngân hàng và điều khoản thanh toán.
Quản lý lịch nội dung, soạn bài viết và báo cáo các hoạt động tạo ra kết quả kinh doanh thay vì lượt tương tác. Mọi nội dung chỉ được đăng sau khi chủ doanh nghiệp phê duyệt.
Doanh nghiệp cung cấpSản phẩm, dịch vụ và nhóm khách hàng mục tiêu.
Vận hành các kênh quảng cáo trả phí trên cơ sở đối chiếu với sổ đơn hàng: xây dựng tệp khách hàng, luân phiên ấn phẩm, điều chuyển ngân sách từ các kênh chỉ tạo lượt nhấp sang các kênh tạo ra doanh thu. Báo cáo theo doanh thu thay vì lượt hiển thị.
Doanh nghiệp cung cấpBiên lợi nhuận theo sản phẩm và các kênh không sử dụng.
Sản xuất banner, trang catalogue, tờ thông số kỹ thuật và các phiên bản quảng cáo theo bộ nhận diện đã chuẩn hoá về phông chữ, màu sắc và logo, bảo đảm tính nhất quán ở mọi quy mô sản xuất.
Doanh nghiệp cung cấpBộ nhận diện thương hiệu, cung cấp một lần.
Giám sát các thiết bị có kết nối dữ liệu: giờ chạy, nhiên liệu, nhiệt độ, tải và mã lỗi. Khi chỉ số vượt ngưỡng, bàn làm việc tạo lịch bảo dưỡng, đơn phụ tùng hoặc yêu cầu liên hệ trước khi khách hàng phát hiện sự cố.
Doanh nghiệp cung cấpThông số vận hành tiêu chuẩn của từng thiết bị.
Giải đáp thắc mắc sau bán hàng, ghi nhận bảo hành theo đúng đơn hàng gốc và chăm sóc khách hàng sau khi giao hàng.
Doanh nghiệp cung cấpChính sách bảo hành.
Lưu trữ tài liệu có hệ thống, soạn hợp đồng từ biểu mẫu của doanh nghiệp, lập biên bản họp và nhắc lịch các công việc đến hạn trong tuần.
Doanh nghiệp cung cấpCác biểu mẫu doanh nghiệp đang sử dụng.
05Phân quyền quyết định
Giá trị của một hệ thống AI agent không chỉ nằm ở năng lực xử lý, mà ở phạm vi hệ thống được phép thực hiện khi không cần xin ý kiến. FORZ ONE quy định phạm vi đó bằng văn bản cho từng bàn làm việc trước khi đưa vào vận hành.
Mọi bàn làm việc bắt đầu ở cấp 02. Một bàn chỉ chuyển xuống cấp 01 khi chủ doanh nghiệp đã theo dõi đủ thời gian và hoàn toàn tin tưởng. Việc điều chỉnh cấp là một thiết lập chủ động của chủ doanh nghiệp, không bao giờ do hệ thống tự thực hiện.
06Mô hình một ngày làm việc
Mô hình dưới đây tái hiện một ngày thứ Ba điển hình, với mười hai giờ làm việc được rút gọn trong khoảng 52 giây: 26 sự việc phát sinh, 17 việc được các bàn làm việc hoàn tất, 9 việc được chuyển đến chủ doanh nghiệp, với tổng thời gian xử lý 20 phút.
Chưa có nội dung cần chủ doanh nghiệp xử lý.
Lưu ý: đây là mô hình minh hoạ, không phải tình huống của khách hàng thực tế. Khối lượng công việc tương ứng với một doanh nghiệp thương mại nhỏ trong một ngày làm việc thông thường. Kịch bản được cố định để các số liệu hiển thị luôn thống nhất với nội dung trình bày. Thực tế của từng doanh nghiệp sẽ có khác biệt, nhưng cơ cấu phân công là tương tự.
07Nguyên tắc giới hạn
Độ tin cậy của một hệ thống AI agent được xác lập bằng những giới hạn rõ ràng. Sáu nguyên tắc dưới đây được thiết kế ngay trong hệ thống, không chỉ là cam kết.
Khi giá không có trong cơ sở dữ liệu, bàn làm việc chuyển yêu cầu đến chủ doanh nghiệp, không tự ước lượng và không làm tròn số liệu.
Không bàn làm việc nào được giữ chữ ký hoặc quyền truy cập công cụ thanh toán. Đây là nguyên tắc kiến trúc, không phải một tuỳ chọn cấu hình.
Mọi tiếp xúc đầu tiên với khách hàng mới đều được chủ doanh nghiệp phê duyệt, kể cả với những yêu cầu thông thường.
Tên miền và cơ sở dữ liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có thể xuất đầy đủ ở định dạng mở vào bất cứ thời điểm nào, kể cả khi chấm dứt hợp tác.
Khi khách hàng hỏi, hệ thống luôn thông báo trung thực rằng đây là bàn làm việc do AI agent đảm nhiệm. Sự minh bạch ngay từ đầu là nền tảng của niềm tin lâu dài.
FORZ vận hành hệ thống này hằng ngày tại chính các doanh nghiệp của mình trước khi cung cấp cho khách hàng.
08Bàn giao
FORZ ONE không phải là thuê bao phần mềm của bên thứ ba. Doanh nghiệp sở hữu hệ thống vận hành trên tên miền riêng, với toàn bộ dữ liệu có thể xuất ra bất cứ lúc nào, kể cả khi doanh nghiệp quyết định tự vận hành mà không cần FORZ.
Đặt lịch khảo sátCài đặt trên điện thoại như một ứng dụng và hoạt động cả khi mất kết nối. Đây là nơi các bàn làm việc báo cáo và chủ doanh nghiệp phê duyệt.
Tập hợp mọi nội dung chờ xử lý trong một danh sách, sắp xếp theo thứ tự thời gian. Không nội dung nào được gửi đến khách hàng khi chưa được phê duyệt.
Biểu mẫu website, Zalo, email, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội được tập trung về một hộp thư duy nhất.
Báo giá, đơn hàng, phiếu giao hàng, hoá đơn, hợp đồng và hồ sơ dự thầu được tạo từ biểu mẫu của doanh nghiệp, đánh số và lưu trữ để tra cứu lâu dài.
Dashboard là màn hình tổng hợp số liệu, cung cấp ngay trong ngày các thông tin về doanh thu, chi phí, công nợ, khoản quá hạn, sản phẩm bán chạy và thiết bị đến hạn bảo dưỡng.
Văn bản quy định phạm vi được tự thực hiện, nội dung phải trình phê duyệt và các việc không được phép của từng bàn làm việc, được thống nhất trước khi vận hành.
Toàn bộ cơ sở dữ liệu, tài liệu và hình ảnh được cung cấp ở định dạng mở theo yêu cầu, không thu phí và không yêu cầu báo trước.
09Gói triển khai
Doanh nghiệp không cần triển khai đồng thời mười hai bàn làm việc. Lộ trình phù hợp thường bắt đầu từ ba bàn tác động trực tiếp đến doanh thu, vận hành ổn định trong một chu kỳ kinh doanh, sau đó mở rộng.
Gói 01 · Nền tảng
Phù hợp với doanh nghiệp cần rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng.
Gói 02 · Vận hành
Bao gồm ONE Start và bổ sung:
Phù hợp khi khối lượng công việc hành chính bắt đầu ảnh hưởng đến thời gian điều hành.
Gói 03 · Mở rộng
Bao gồm ONE Operate và bổ sung:
Phù hợp với doanh nghiệp mở rộng quy mô, thương hiệu và kênh phân phối.
10Chi phí
Báo giá được đưa ra sau khi khảo sát. Chỉ khi hiểu rõ cách doanh nghiệp đang vận hành, chi phí mới có thể được xác định chính xác và minh bạch.
Giá cố định, thời hạn bàn giao cố định và phạm vi công việc được xác định bằng văn bản, bao gồm cả các hạng mục không thuộc phạm vi. Hệ thống được xây dựng theo quy trình thực tế của doanh nghiệp, thay vì yêu cầu doanh nghiệp thay đổi quy trình cho phù hợp với phần mềm.
Bao gồm hosting, chi phí mô hình AI phục vụ các bàn làm việc và dịch vụ hỗ trợ. Chi phí thay đổi theo khối lượng công việc thực tế.
Chi phí nhân sự cho các vị trí tương đương, và giá trị các đơn hàng bị bỏ lỡ do không được theo dõi kịp thời.
Báo giá được xác nhận bằng văn bản sau khảo sát. Doanh nghiệp có thể mô tả một tuần làm việc điển hình trong biểu mẫu đặt lịch để buổi khảo sát đạt hiệu quả cao nhất.
Đặt lịch khảo sát11Quy trình triển khai
Trao đổi về cách doanh nghiệp đang vận hành: kênh tiếp nhận khách hàng, quy trình báo giá, cách theo dõi đơn hàng và công nợ, cùng các khâu đang làm thất thoát đơn hàng.
Văn bản xác định hệ thống được xây dựng, bàn làm việc được triển khai, quy chế vận hành của từng bàn, các hạng mục không bao gồm, giá cố định và thời hạn bàn giao.
Hệ thống được xây dựng trên tên miền của doanh nghiệp, nạp bảng giá, danh mục sản phẩm, dữ liệu khách hàng và các biểu mẫu đang sử dụng.
Các bàn làm việc đầu tiên vận hành ở chế độ chờ duyệt. Sau một chu kỳ kinh doanh, chủ doanh nghiệp quyết định điều chỉnh cấp tự chủ và mở rộng thêm bàn làm việc.
12Câu hỏi thường gặp
Không. Mọi nội dung gửi khách hàng hoặc nhà cung cấp đều thuộc cấp 02: bàn làm việc chuẩn bị hoàn chỉnh và chờ chủ doanh nghiệp phê duyệt. Tiếp xúc đầu tiên với khách hàng mới luôn phải được phê duyệt, không có ngoại lệ.
Dữ liệu được lưu trên tên miền và cơ sở dữ liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp. Toàn bộ dữ liệu, tài liệu và hình ảnh có thể được xuất ở định dạng mở vào bất cứ lúc nào, không thu phí và không yêu cầu báo trước.
Có. Hệ thống được bàn giao để doanh nghiệp có thể tự vận hành mà không phụ thuộc vào FORZ. Dữ liệu được xuất đầy đủ tại thời điểm doanh nghiệp yêu cầu.
Hệ thống luôn thông báo trung thực rằng đó là bàn làm việc do AI agent đảm nhiệm. FORZ ONE không mạo danh con người.
Chỉ khi chủ doanh nghiệp chủ động chuyển bàn đó xuống cấp 01 sau thời gian theo dõi. Ở cấp 01, bàn làm việc chỉ thực hiện các việc có thể hoàn tác và không hiển thị với bên ngoài. Ký kết, thanh toán và giá ngoại lệ luôn do con người quyết định.
Từ doanh nghiệp một người đến doanh nghiệp có vài chục nhân sự. ONE Start phù hợp khi cần rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng; ONE Operate bổ sung lớp vận hành; ONE Scale dành cho doanh nghiệp có nhiều thương hiệu, nhiều kênh bán hoặc cần phân quyền cho đối tác. Buổi khảo sát sẽ xác định điểm khởi đầu phù hợp.
Chi phí gồm phí xây dựng một lần với giá và thời hạn cố định, cùng phí vận hành hằng tháng theo khối lượng công việc. Báo giá được xác nhận bằng văn bản sau khi khảo sát thực tế.
Buổi khảo sát giúp xác định ba bàn làm việc nên triển khai trước và phạm vi hệ thống cần xây dựng. Báo giá được xác nhận bằng văn bản sau khảo sát.
